В Україні завершується п’ятирічний перехідний період, який відводили для оцифрування трудових книжок і переведення даних про періоди трудової діяльності з них в електронний вигляд. Через наближення дедлайну – 10 червня 2026 року, українців, у тому числі й тих, хто перебуває за кордоном через війну, активно хвилює питання, чи обов’язково необхідно встигнути подати до Пенсійного фонду паперовий документ на оцифрування саме до цієї дати?

В Пенсійному фонді України заспокоюють – паперову трудову книжку можна оцифрувати й після цього періоду. В установі наголошують: хоча паперова версія трудової книжки втратила актуальність для кадрового обліку, записи про трудову діяльність за минулі періоди продовжують бути чинними та використовуються при призначенні пенсії.

Фахівці UCBI дослідили тему та зібрали відповіді на найбільш актуальні питання щодо оцифрування трудових книжок для тих, хто за кордоном. Інформація буде корисною всім, у кого є записи про трудову діяльність до 2021 року.

Що буде, якщо людина не встигне оцифрувати трудову книжку до 10 червня?

Якщо ви не встигаєте відправити на оцифрування відскановану трудову книжку до 10 червня 2026 року, або ще не отримали результатів такого оцифрування, це не призведе до втрати страхового стажу. Однак це може ускладнити процес призначення та нарахування пенсії у майбутньому. Адже в такому випадку інформація про період роботи та працевлаштування людини до 2004 року не потрапить до Реєстру застрахованих осіб автоматично. Досі страховий стаж, набутий до 1 січня 2004 року, підтверджувався саме на підставі записів у паперовій трудовій книжці. Однак право додавати при зверненні за призначенням пенсії документи, які підтверджують періоди набуття страхового стажу зберігатиметься й надалі. Цю норму гарантують прикінцеві положення Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».

Як подати для оцифрування сканкопії трудової книжки, перебуваючи за кордоном?

Подати трудову книжку на оцифрування можна онлайн, зокрема перебуваючи за кордоном. Для цього потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки, на яких були зроблені записи.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів;
• мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника;
• збережені у форматах JPG або PDF;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування – 300 dpi.

Для онлайн-подання сканкопій алгоритм дій такий:

Крок 1. На вебпорталі Пенсійного фонду України авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису та натисніть кнопку «Увійти».

Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».

Крок 3. Заповніть загальну інформацію про особу (якщо вона не підтягнулась автоматично) та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.

Крок 4. Прикріпіть скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Крок 5. З результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

Цей алгоритм також можна використати, щоб додати сканкопії інших документів для підтвердження стажу роботи:

• документи про здобуття освіти на денній формі навчання;
• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• військовий квиток;
• архівні довідки про трудову діяльність та перейменування роботодавців.

Як отримати КЕП, якщо ви за кордоном?

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — це сертифікат, виданий акредитованим надавачем електронних довірчих послуг; термін дії сертифіката — до 2 років. З його допомогою можна авторизуватися в держсервісах, подавати документи до ПФУ або брати участь у тендерах.

Варіанти отримання КЕП, якщо ви за кордоном і немає доступу до «Дія»:

• Вариант 1 — дистанційне оформлення через акредитованого надавача (онлайн ідентифікація)

Багато акредитованих центрів сертифікації ключів (АЦСК) надають віддалену ідентифікацію — відеоверифікація, підтвердження через українські банки (BankID/Privat24) або інші засоби. Після верифікації вам надсилають сертифікат у вигляді:

• хмарного КЕП (CloudKey) — зберігається у хмарі провайдера; зручно використовувати з будь-якого комп’ютера;
• файлового або токен-ключа — файл або апаратний носій (токен).

Якщо у вас є український біометричний паспорт/ID або інші документи, багато провайдерів дозволяють завершити оформлення дистанційно. Перевіряйте умови конкретного провайдера.

• Варіант 2 — отримати КЕП через український банк (BankID / SmartID)

Деякі банки дозволяють отримати кваліфікований підпис клієнтам банку через їхні сервіси (онлайн). Це потребує наявності активного рахунку/доступу до банківського застосунка. Якщо ви маєте акаунт у банку, це один з найзручніших шляхів.

Як отримати електронний підпис від ПриватБанку?

Авторизуйтесь у своєму Приват24.

• 1. У меню Сервіси виберіть Бізнес, Електронний цифровий підпис для фізичних осіб.
• 2. Підтвердьте правильність даних.
• 3. Створіть та підтвердьте пароль.
• 4. Ви отримаєте SMS-повідомлення з кодом підтвердження. Введіть його.
• 5. Підтвердьте згоду на обробку персональних даних, натисніть Далі.
• 6. Електронний підпис автоматично завантажиться на ваш комп’ютер.

Як створити Дія.Підпис?

Зайдіть у мобільний застосунок Дія

• 1. Перейдіть до Меню, Дія.Підпис
• 2. Натисніть «Створити»
• 3. Підтвердіть особу через перевірку за фото
• 4. Придумайте 5-значний код для Дія.Підпис
• 5. Готово! Тепер ви можете підписувати документи та проходити авторизацію за Дія.Підписом.

Кому трудову книжку треба оцифрувати обов’язково?

Оцифрувати трудову книжку потрібно людям, які планують виходити на пенсію в найближчі роки. Це дозволить раніше виявити такі проблеми як: помилки в записах, неточності у назвах підприємств, відсутність частини інформації про стаж.

Без оцифрування частина стажу може не відображатися в системі до моменту оформлення пенсії. У такому разі Пенсійний фонд прийме документи вже під час звернення людини за пенсією і внесе дані до реєстру.

Serhii UCBI

Наскільки корисним був цей пост?

Оцініть, настиснуви зірочку!

Надіслати оцінку

Середній рейтинг 5 / 5. Підрахунок голосів: 1

Поки що немає відгуків! Будьте першим, хто оцінить цю публікацію.