З 1 лютого 2026 року в Україні набрали чинності нові правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання за кордоном. Підставою для цих змін став наказ Міністерства юстиції України № 3177/5, яким затверджено оновлений Порядок проставлення апостиля.

Документ комплексно врегульовує умови, підстави та процедуру проставлення апостиля із застосуванням програмних засобів Електронного реєстру апостилів, що фактично означає перехід до більш цифрової, контрольованої та передбачуваної моделі надання цієї адміністративної послуги.

Апостиль є спеціальним штампом, який підтверджує справжність підпису посадової особи, її процесуальний статус, а також автентичність печатки або штампа на офіційному документі. Його проставлення є необхідним для використання українських документів у державах – учасницях Гаазької конвенції 1961 року та дозволяє уникнути складної процедури консульської легалізації.

Зміни у законодавстві не просто оновили текст процедури, а суттєво модернізували весь механізм проставлення апостиля в Україні. 

Головна новація – повна інтеграція електронних сервісів та використання Електронного реєстру апостилів, що зробило процедуру швидшою, прозорішою та контрольованою.

Відповідно до оновленого Порядку, проставлення апостиля здійснюється Міністерством юстиції України в межах наданих йому повноважень. Загальний строк розгляду заяви становить до трьох робочих днів, перебіг яких починається з наступного дня після реєстрації заяви в Електронному реєстрі апостилів. Таким чином, законодавець чітко зафіксував строки надання послуги, що є важливим для осіб, які планують подання документів за кордон у стислі терміни.

Апостиль на паперовому документі

Якщо апостиль проставляється на документі у паперовій формі, заявник подає заяву шляхом особистого звернення до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України або до нотаріуса. У випадку, коли документ має архівний характер, звернення подається до Державної архівної служби України. Законодавство також передбачає можливість подання документів поштовим відправленням для осіб, які перебувають за межами України, що є важливим для громадян, які постійно або тимчасово проживають за кордоном.

Разом із заявою заявник подає оригінал офіційного документа або його копію, засвідчену в установленому порядку, а також документ, що підтверджує оплату послуги або право на звільнення від її сплати. У 2026 році розмір плати за проставлення апостиля становить 670 гривень для фізичних осіб та 1 160 гривень для юридичних осіб. Під час особистого звернення заявник зобов’язаний пред’явити документ, що посвідчує особу, відповідно до вимог чинного законодавства.

Подальші процесуальні дії здійснюються посадовою особою відділу ДРАЦС, Державної архівної служби України або нотаріусом. Саме вони формують та реєструють заяву в Електронному реєстрі апостилів, виготовляють скановані копії поданих документів і долучають їх до електронної заяви, а також забезпечують належне зберігання паперових документів на час розгляду їх Міністерством юстиції України. Після реєстрації заяви заявнику надається реєстровий номер, за допомогою якого можна відстежувати стан її розгляду на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.

За результатами розгляду відповідного документа Міністерством юстиції України заявника інформують про прийняте рішення. У разі позитивного результату здійснюється видача офіційного документа з проставленим апостилем, а у випадку відмови – заявник отримує відповідне повідомлення із зазначенням підстав відмови у порядку, визначеному Порядком.

Апостиль на електронному документі

Оновлений Порядок також передбачає можливість проставлення апостиля на офіційних документах в електронній формі. Раніше апостиль оформлювався виключно на паперові документи й у рамках паперового документообігу. 

За новою процедурою, заява подається в електронному вигляді з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Дія» та автоматично передається до Електронного реєстру апостилів у межах електронної інформаційної взаємодії:

• заява подається онлайн;
• оплата здійснюється електронно;
• номер реєстрації та результат розгляду доступні дистанційно;
• немає потреби приходити особисто.

Це нововведення особливо важливе для українців, які перебувають за кордоном або не можуть подати документи особисто, – відзначають експерти UCBI

Також з 1 січня 2026 року плата за проставлення апостиля збільшилася у порівнянні з минулими роками. Це пов’язано із закріпленням нових розмірів прожиткового мінімуму в Законі про Державний бюджет України на 2026 рік і встановленням відповідних розрахунків для адміністративних платежів. Оплата послуги здійснюється через інтегровані платіжні системи, а реєстровий номер заяви та результат її розгляду надаються заявнику в електронній формі через Портал «Дія».

Тобто, тепер вся процедура автоматизована, а реєстрація заяв та документів відбувається через Електронний реєстр апостилів, що дає змогу:

• уникнути дублювання даних;
• централізовано контролювати процес;
• прискорити розгляд звернень;
• вести електронну історію кожного документу.

Це означає, що паперова заява не просто зберігається – вона реєструється в цифровому реєстрі.

Варто враховувати, що у разі необхідності отримання зразків підписів, відбитків печаток або проведення додаткової перевірки офіційного документа, розгляд заяви може бути зупинений на строк до одного місяця. Перебіг строку розгляду поновлюється з дня отримання Міністерством юстиції України відповіді на відповідний запит, про що заявника повідомляють із використанням контактних даних, зазначених у заяві.

Кожен проставлений апостиль підлягає перевірці за відомостями Електронного реєстру апостилів, у тому числі за допомогою QR-коду на документі. Це дозволяє приймаючим органам за кордоном швидко перевірити дійсність апостиля та мінімізує ризики зловживань чи підробок.

Тож, оновлений Порядок проставлення апостиля забезпечує чітку, прозору та технологічно сучасну процедуру, що відповідає потребам громадян, бізнесу та професійної спільноти. Завдяки цифровізації та встановленим законом строкам послуга стала більш передбачуваною та зручною, особливо для осіб, які користуються українськими документами за межами України.

Апостиль — це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав — учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаазька Конвенція).

Lyudmila Demchenko

керуючий партнер, CEO